La Visionneuse PowerPoint est installée par défaut lors de l'installation de PowerPoint afin que l’utilisateur puisse l'utiliser avec la fonctionnalité Créer un package d’une présentation pour CD-ROM. Dans PowerPoint, lorsque vous enregistrez une présentation à l'aide de cette fonctionnalité, Visionneuse Microsoft Office PowerPoint 2007 est ajouté par défaut au même disque ou emplacement réseau dans lequel la présentation est enregistrée. Si vous disposez d'une connexion Internet, vous pouvez également télécharger la Visionneuse PowerPoint à partir du site Web Microsoft Office Online.
L’utilisation de PowerPoint nécessite de maîtriser un langage basique composé notamment des mots diaporama qui est le mode d’affichage, diapositive (travail réalisé sur une page et qui peut être composé de différents éléments tels qu’un son audio, un texte, une image, une vidéo, etc.), effet de transition (animation entre deux diapositives). Avec PowerPoint, il est possible de faire des présentations grâce à trois types de mouvements contrôlés par la fonction Animation personnalisée du programme : l’apparition, l’agrandissement et la disparition d’éléments (textes, images, vidéos, objets, etc.) du slide. Les éléments du slide (diaporama) de PowerPoint sont imprimables ou projetables sur un écran. C’est la solution idéale pour des présentations de travail, des réunions de travail, des séminaires ou des formations. A l’aide d’une commande, d’un stylo infrarouge ou d’un curseur, on peut présenter les différents éléments du slide de PowerPoint projetés sur un écran, un tableau ou un mur.
Les éléments du diaporama sont animés de différentes façons, spot par des sons audio, des images, des story-boards ou des bulles de dialogue. Dans le domaine de la présentation de diaporamas, l’utilisation reste des plus basiques. Le tutoriel PowerPoint a justement été écrit pour enseigner à tout un chacun la maîtrise de PowerPoint, jusqu'à ce que l’utilisateur devienne un expert en matière de conception de diapositives multimédia. Le tutoriel Powerpoint offre l’avantage d'être modulable. En effet, il est divisé en 5 parties différentes allant de l'introduction jusqu'à la maîtrise du logiciel en passant par une mise en page professionnelle. Il a été conçu avec l’idée d’augmenter progressivement la difficulté afin de ne pas perdre de lecteur en cours de route.
